TO-DO! OR NOT TO-DO?

Viel vorgenommen, wenig umgesetzt!

Nächste Woche werde ich endlich mein Projekt finalisieren! Und ab dem nächsten Ersten kümmere ich mich darum, meine Ziele zu erreichen. Und ein Sportprogramm, damit Körper und Geist im Einklang sind. Und mehr Freiraum für mich schaffen. Und die Sprachkenntnisse auffrischen. Sprachkurs recherchieren auf die To-Do Liste! Kommt Ihnen das bekannt vor? Doch oft merken Sie schon wieder nach kurzer Zeit: Viel vorgenommen, wenig umgesetzt. 

Sie starten in einen neuen Tag, eine neue Woche oder ein neues Jahr hochmotiviert. Stolz sind Sie auf die Prioritäten, die sich gesetzt haben und Ihre detaillierte To-Do-Liste. Doch vielleicht sind die Prioritäten ein wenig zu umfangreich, die To-Do-Liste ein Stück zu lang und dann taucht hier eine kleine Ablenkung auf und da hat der Kollege eine kurze Frage und der Posteingang meldet sich mit neuen E-Mails, die schnelle gecheckt werden wollen. Daneben piepst der Messenger-Dienst auf dem Telefon mit Kurznachrichten von Freunden und dringende News der Nachrichtendienste poppen auf dem Bildschirm auf. Also kurz die Prioritäten außer Acht lassen und erst einmal schnell die News lesen.

Aufschieberitis - Prokrastination - ist ein verbreitetes Problem. Aber warum ist das so? Weil es einfacher ist, Aufgaben zu verschieben, als Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie aber wirklich produktiv sein wollen, müssen Sie mit den Ausreden Schluss machen. Prokrastination beschreibt das Nicht-Erledigen von Dingen, obwohl Sie sich diese fest vorgenommen haben. Ein Beispiel: Sie wollen endlich Ordnung in Ihren Steuerunterlagen bringen, Versicherungsdokumente sortieren und wichtige Abrechnungen abheften. Aber statt diese nicht spannende oder sogar unangenehme Aufgabe zu erledigen, widmen Sie sich einer Vielzahl anderer Angelegenheiten: Wäsche sortieren, Urlaub planen, das Internet durchstöbern. 

Ähnliches passiert auch im Job regelmäßig. Statt sich um das Projekt mit gefährlich nahender Deadline zu kümmern, schweifen Sie wieder ab und tun etwas anderes. Sei es ein kurzer Kaffee mit Kollegen oder die farbliche Gestaltung einer einfachen Präsentation, in der Sie versinken. Ihre wirklich wichtigen Vorhaben und Prioritäten werden so ständig unterbrochen, Sie werden dauerhaft abgelenkt und wenden mehr Zeit und Energie für andere Dinge auf: Sie prokrastinieren. 

Der Wille ist da, heute besonders konzentriert zu arbeiten, und alle anstehenden Aufgaben zu erledigen. Und trotzdem tappen Sie wieder und wieder in die Prokrastinationsfalle, in dem Sie bewusst oder unbewusst Aufgaben immer wieder verschieben. Natürlich kann es auch von Vorteil sein, eine Aufgabe ab und an zu verschieben. Sie haben sicherlich auch schon erlebt, dass sich hierdurch eine Aufgabe manchmal von selbst erledigt. 

Das ständige Aufschieben führt jedoch schnell zu einem zu einem Leidensdruck. Das Kernproblem: Sie haben Schwierigkeiten Prioritäten zu setzen und leiden unter latenten Minderwertigkeitsgefühlen. Fälschlicherweise setzen sie Erfolg mit Selbstwert gleich. Um dieses Gefühl zu erreichen, brauchen sie häufige und kurzfristige Erfolgserlebnisse. Diese Erfolgserlebnisse schaffen Sie sich durch Ersatzhandlungen. Prokrastination ist ein erlerntes Verhalten, das unmittelbar durch Vermeidung unangenehmer Tätigkeiten verstärkt wird. Warum bestimmte Tätigkeiten negative Gefühle hervorrufen, wird dabei von den Betroffenen zu wenig hinterfragt. Leistungsanforderungen sind häufig mit Versagensängsten verbunden, die eigene Leistungsansprüche sind möglicherweise zu hoch gesteckt, Zielsetzungen unrealistisch. Die Ersatzhandlungen, z.B. Medienkonsum, haben hingegen häufig unmittelbar positive Konsequenzen. Die nachteiligen negativen Konsequenzen, Versagen, Einsamkeit oder gar eine Depression treten erst langfristig auf und sind daher weniger verhaltensbestimmend. 

Prokrastination wird erst zu einem großen Problem, wenn das Verhalten chronisch wird. Es gibt aber einige hilfreiche Wege, das Verhalten zu durchbrechen. Dabei muss jeder für sich selbst einen Weg finden, das Aufschieben hinter sich zu lassen. Da das Problem sehr individuell abhängig ist, gibt es auch eine Fülle an Lösungen. Doch mit einigen einfachen Tipps können Sie schon weiter kommen: 

Am besten jetzt! Die 72-Stunden-Regel sagt: Wer sich etwas vornimmt, muss innerhalb von 72 Stunden den ersten Schritt machen, sonst sinkt die Chance, dass er das Projekt jemals beginnt, auf ein Prozent.

Warum schieben Sie bestimmte Aufgaben auf? Prokrastination ist eine Gewohnheit, sie läuft automatisch ab. Ein Schritt in Richtung Besserung ist, sich sein Verhalten bewusst zu machen und die Gewohnheit zu durchbrechen. Dazu hilft auch, seine Verhaltensweisen über einen Zeitraum schriftlich zu notieren: Was machen Sie ungern? Warum? Was löst Stress aus? Was hätten Sie anders machen können? Nehmen Sie sich hierzu auch Unterstützung zur Visualisierung. 

Jeder kennt den Satz „Wenn ich doch nur..., dann...“. Solche Wenn-dann-Phasen tauchen immer wieder auf, vor allem wenn man mit sich und seiner Situation unzufrieden ist, an sich zweifelt. Doch das Unheil beginnt mit der Überzeugung, vor Ihnen stünde ein unüberwindbarer Berg. Dann sehen Sie nur noch den Berg und nicht mehr den Gipfel, verharren in Schockstarre oder kehren gar um. Einen Gipfel kann man auch in Etappen erklimmen. Überlegen Sie sich also, wo Sie stehen und was als nächstes getan werden muss. Dann gehen sie los, Basiscamp für Basiscamp, Schritt für Schritt.

Aufschieber neigen zu einer Alles-oder-Nichts-Haltung, zu Perfektionismus. Dahinter steckt die Angst nicht mehr akzeptiert zu werden, wenn etwas nicht vollkommen ist. Auch 80 Prozent sind oft gut genug. Was kann den schlimmstenfalls passieren, wenn Sie Ihr Ideal nicht erreichen? Und wird Ihr Ideal überhaupt von den anderen gefordert?

Was raubt Ihnen am Tag die meiste Zeit? Womit halten Sie sich besonders gerne und lange auf? Ist das sinnvoll und produktiv? Vor allem: Ist das notwendig? Wennn nicht: Setzen Sie sich bewusst Grenzen. Und nicht nur in Zeitfragen!

Die richtige Frage ist nicht: „Wie werde ich damit fertig?“, sondern „Wie fange ich damit an?“. Die größte Hürde beim Aufschieben ist, überhaupt erst loszulegen (siehe auch Punkt 1). 

Oft sind es nur 20 Prozent des Jobs, wie lästige Routinen, unproduktive Meetings, chaotische Chefs oder Diva-Kollegen, die 80 Prozent des Spaßes und der Motivation an der Arbeit rauben. Aber es sind eben nur 20 Prozent. Fokussieren Sie das große Bild, wo möchten Sie hin? Visualisieren Sie sich das erfolgreiche Endergebnis! Dann reiben Sie sich an dem Kleinkram weniger auf.

Dies sind nur einige wenige Tipps. Sich sinnvoll zu organisieren und Prioritäten zu setzen gehört auf jeden Fall dazu. Aber fangen Sie nicht an, die perfekte To-Do Liste zu entwerfen. Es lässt sich herrlich viel Zeit damit verbringen, seine Aufgaben durchzuplanen, diese zu visualisieren, E-Mail-Systeme zu optimieren und tolle Strategien zu entwickeln. Ihre eigentliche Aufgabe haben Sie deswegen aber noch nicht gemacht.

Anstatt To-Do vielleicht besser: Just do it!